Tenuta e conservazione dei libri sociali e registri contabili

La “completa e veritiera” evidenza dei fatti di gestione della società si concretizza con la tenuta e conservazione dei libri sociali e registri contabili obbligatori.
Ricordiamo che i principali libri e registri sono:

– Libro Giornale di contabilità;
– Libro degli Inventari;
– Registro dei beni ammortizzabili;
– Registri previsti ai fini IVA;
– Scritture contabili ausiliarie di magazzino.

Le due modalità di tenuta (cartacea o digitale) dei libri e registri contabili ovviamente richiedono ottemperanze diverse. La comune questio riguarda l’obbligo di essere conservati per un periodo minimo di 10 anni dalla data dell’ultima registrazione (art. 2220 c.c.) e comunque sino alla definizione dell’eventuale accertamento tributario.

Come sappiamo, la conservazione di tipo meccanografico richiede l’assolvimento dell’imposta di bollo:

Libro/registro	Società di capitali	Altri soggetti
Libro giornale	16 euro ogni 100 pagine o frazione	32 euro ogni 100 pagine o frazione
Libri inventari	16 euro ogni 100 pagine o frazione	32 euro ogni 100 pagine o frazione
Registri fiscali	Non dovuta	Non dovuta

Riguardo la tenuta e conservazione dei libri e dei registri contabili in digitale (art.2215 bis c.c.), si può specificare che la dematerializzazione e la digitalizzazione costituiscono due fattispecie procedurali ben distinte. Invero, per dematerializzazione viene intesa la procedura che sostituisce i documenti in forma cartacea con quelli in forma digitale, sostituzione che avrà gli stessi effetti di legge previsti per l’originale cartaceo. Per digitalizzazione va intesa invece la produzione dei documenti sin dall’origine in formato digitale. Per entrambe le procedure vi è di principio una necessità di conservazione che in questo modo, nella maggior parte dei casi, agevola la preservazione dei file per gli anni richiesti dalla normativa di riferimento. Nel caso in cui si sia scelto di procedere con la conservazione digitale, va ricordato che la valenza legale del documento dovrà essere garantita dalla firma digitale e dalla marcatura temporale da apporsi con cadenza annuale.

E’ possible scaricare gratuitamente una pubblicazione sull’argomento.